Hacia la automatización de los procesos

Paulatinamente, durante los últimos años, y gracias a los avances tecnológicos, la Universidad ha incorporado nuevas herramientas para modernizar y facilitar ciertos servicios administrativos. Destacan, en 2004, el cambio de carnés (al pasar de impresos en papel a plastificados) y, en 2008, el sistema de consulta en línea de calificaciones. Estas acciones se han originado a partir de proyectos formulados por el Comité de Mejora del Área Académica, conformado por los encargados de los decanatos, Registro Académico, Dirección de Sistemas y Gestión de Información, y Vicerrectoría Académica.

De acuerdo a Laura Sa, asistente de Secretaría General de la UCA, los esfuerzos que se han ido realizando buscan facilitar a los estudiantes el acceso a servicios básicos como revisar sus notas desde cualquier computadora con acceso a Internet, dentro o fuera del campus; y también sistematizar ciertos procedimientos administrativos que, en la medida que la Universidad fue creciendo, se volvieron poco funcionales. Por ejemplo, la sustitución del antiguo registro en papel por un programa informático para la gestión de las aulas y auditorios.

En esta misma línea, hace dos años, el Comité de Mejora inició el trabajo para lanzar la preinscripción e inscripción de materias en línea para todos los estudiantes de la UCA. Luego del proceso de diseño y programación del software, en el Ciclo 02/2010 se decidió someter a una prueba piloto la primera versión del Sistema de Inscripción de Materias (SIM).

La plataforma electrónica, elaborada por la Dirección de Sistemas y Gestión de Información, cuenta con las herramientas necesarias para que los estudiantes, en una primera etapa del proceso, preinscriban materias, es decir, reserven cupo; y, posteriormente, inscriban las asignaturas que deseen y puedan cursar, según las unidades valorativas y el CUM que posean.

La prueba piloto del SIM se llevó a cabo del 21 de junio, con la preinscripción, al 20 de julio, con la inscripción en línea. Participaron en este proceso cerca de 3,500 estudiantes de las licenciaturas en Administración de Empresas, Ciencias Jurídicas y Ciencias de la Computación, así como de todos los programas de postgrado.

Según comenta Laura Sa, debido a la naturaleza del proceso, "era lógico que se dieran problemas" con el sistema. De hecho, asegura que "lastimosamente, para algunos alumnos fue más complicado; pero de eso se trataba: de detectar todos los errores posibles para evitar que sucedan cuando se formalice la inscripción en línea para todos los alumnos".

La prueba también evidenció otros problemas externos al sistema, como la lentitud de los bancos a la hora de enviar a la UCA las constancias de pago de los estudiantes. "Esto provocó que pidiéramos a muchos alumnos que vinieran (...) para desbloquearlos del sistema y que pudieran inscribir. Y aquí ya no logramos uno de los objetivos, que era evitar que los estudiantes vinieran al campus y tuvieran que hacer largas filas", reconoce Sa. Asimismo, se identificaron otras dificultades relacionadas con el funcionamiento y saturación del sistema.

Actualmente, continúan las evaluaciones del SIM, y pronto comenzará el proceso para mejorarlo. Los alumnos que participaron en la prueba piloto y que deseen aportar al desarrollo de la siguiente versión pueden enviar sus sugerencias o plantear los problemas que experimentaron a ayudasim@uca.edu.sv.