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La Universidad guarda en diversas instancias documentos que dan cuenta de su desarrollo institucional (administrativo, académico, de proyección social, etc.) y sus aportes a la realidad nacional. A pesar de los esfuerzos de unidades como la Biblioteca “P. Florentino Idoate, S.J.”, Secretaría General y Rectoría para preservar ese material, se carecía de una instancia que de manera centralizada lo clasificara sistemáticamente y se encargara de garantizar su conservación.
Para responder a esa necesidad se creó la Unidad de Archivo Institucional, presentada formalmente el 1 de julio en el Auditorio “Segundo Montes, S.J.”. La Unidad, además de las funciones propias de la gestión archivística, dictará lineamientos que les permitirán a las unidades y departamentos valorar qué documentos deben resguardarse.
Este y otros procesos, de acuerdo a Cristina Rivera, encargada de la Unidad, son parte del Sistema de Gestión Documental Institucional, un conjunto de acciones y actividades que permitirán integrar la documentación (de gestión, especializada e institucional) generada en la UCA y controlar el ciclo vital de la misma: creación, vigencia y conservación. Para cumplir con su tarea, la nueva instancia contará con el apoyo de la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará conformada por representantes de Rectoría y de las áreas jurídica, contable y académica.
Como primera acción, explicó Rivera, se elaborará un diagnóstico para, uno, conocer el flujo de documentos institucionales; dos, contar con los criterios para valorar el material y decidir sobre su conservación; y tres, conocer las necesidades de gestión archivística (espacio físico, resguardo y conservación) de cada unidad.
Una vez conformado el Archivo Institucional, este contendrá documentos cuya autenticidad, fiabilidad, integralidad y valor habrán sido verificados, y que aportarán al cumplimiento de las funciones de las UCA.
