Planificar para mejorar

En el primer plan de desarrollo institucional de la UCA se plantearon los lineamientos guía de su funcionamiento para el período 1998-2003. De este documento, luego de una serie de revisiones y actualizaciones, surgen los planes 2002-2007, 2003-2008 y 2006-2010.

Actualmente se ejecuta el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2009-2015, en el que se definen cuatro objetivos estratégicos: (1) fortalecer las capacidades de la UCA y su incidencia en la búsqueda de soluciones integrales a los problemas nacionales y regionales; (2) mejorar significativamente la calidad y la integralidad de la formación universitaria, de modo que responda sustantivamente a los valores y a la misión de la Universidad; (3) conformar una comunidad universitaria integrada, motivada, cualificada e identificada con la misión, y capaz de responder a ella; y (4) desarrollar un sistema de gestión eficiente y transparente que permita un uso óptimo y racional de los recursos. Para concretar estas cuatro líneas, se elaboraron 14 estrategias con sus respectivas acciones.

Las diferentes unidades, sobre todo las vinculadas directamente al funcionamiento de la UCA (áreas administrativas y de servicios, direcciones, vicerrectorías, etc.), a través de planes operativos anuales, han logrado ejecutar una buena parte de lo establecido en el PEI. De acuerdo a Patricia Riasco, jefa de la Unidad de Planificación y Gestión de Calidad, a pesar de que falta mucho camino por recorrer, se han dado pasos importantes que han permitido “crear las condiciones” para un mejor funcionamiento de la institución de cara a su misión universitaria. Asimismo, se ha logrado documentar y ordenar procedimientos; y se han elaborado bases estadísticas que servirán a largo plazo para comparar indicadores e identificar avances.

En el marco del Plan 2009-2015, destacan algunos resultados, como los sondeos de satisfacción del usuario, que fueron aplicados a las unidades dedicadas a la atención al público interno y externo; la documentación de procedimientos, para medir la eficiencia, optimizar recursos y mejorar los tiempos de respuesta en áreas de atención y servicios; la creación de iniciativas, como los Círculos de Estudio y el Programa de Acompañamiento Estudiantil; las mejoras en el campus; y la actualización de computadoras en las áreas administrativas y en los laboratorios.

A pesar de que muchas otras acciones programadas forman parte del quehacer propio de las unidades, Riasco aclara que era necesario plasmarlas en el Plan, porque no había datos que sirvieran de referencia para medir su eficacia. En esta línea, la experiencia “ha sido positiva, en términos de aprendizaje, pues las unidades se han empoderado de sus planes, manejan sus estadísticas y ya hablan en términos de indicadores”, explica Julio Gavarrete, técnico coordinador de la Unidad.

En este semestre ha arrancado el trabajo para la elaboración del Plan 2016-2020. En la primera fase, se consultará a grupos vinculados al quehacer institucional (estudiantes, empleados, graduados, cooperantes, Gobierno, organizaciones no gubernamentales, etc.), con el fin de recopilar insumos para un diagnóstico completo de la situación de la UCA.

Con los empleados, se hará una consulta general para que todos puedan opinar sobre las temáticas vinculadas al quehacer de la UCA. “Vamos a dar los medios para que la gente opine sobre una base real (...). Queremos promover una participación responsable”, dice Riasco. Este diagnóstico servirá para, entre otras cosas, definir los objetivos estratégicos del período 2016-2020.

El centro del nuevo Plan Estratégico Institucional será la participación de todos los actores relacionados con la UCA. “Vamos a la caza de ideas; hay bastante gente con capacidad y conocimiento. Queremos darles espacio para que salgan sus propuestas”, anticipa Gavarrete.

La consulta a la comunidad universitaria comenzará en el segundo semestre de este año. Al cierre de 2015, se prevé tener estructurados y aprobados el PEI 2016-2020 y el Plan Operativo 2016.