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Con miras a mejorar y modernizar los trámites académicos y administrativos de los estudiantes, la UCA ha seguido trabajando en la infraestructura informática del Sistema de Inscripción de Materias (SIM) en línea. Desde la prueba piloto (Ciclo 02/2010) hasta la fecha, se han identificado y resuelto la mayoría de los problemas técnicos.
También se ha logrado determinar que, en una parte de los casos, los percances ocurridos durante el proceso de preinscripción e inscripción obedecen a la cultura de los usuarios: muchos estudiantes dejan todo para último momento y/o no atienden las indicaciones que les dan los decanatos y Registro Académico. En vista de ello, se han realizado esfuerzos extra por fortalecer y agilizar los mecanismos de asistencia telefónica, vía correo electrónico y a través de la página de la UCA en Facebook.
Para ingresar al SIM (http://www.uca.edu.sv/inscripcion), el estudiante necesita su número de carné y una contraseña (que debe digitarse completamente en mayúsculas). El primer paso del proceso, la preinscripción, consiste en reservar cupo para las materias, y para el Ciclo 01/2011 se hará del 17 al 25 de enero. El alumno que no preinscribe, no puede llevar a cabo la inscripción de materias.
Después, sigue la actualización de la preinscripción. Para el próximo ciclo, este paso se desarrollará del 18 al 22 de febrero, y se hace con el objetivo de que el estudiante corrobore si es necesario realizar algún cambio en las asignaturas preinscritas.
El tercer paso es el retiro del talonario (el 24 y 25 de febrero). El pago de matrícula y del primer mes debe efectuarse en el Banco Citi 48 horas antes del día de inscripción de materias. Precisamente por la exigencia de dicho plazo, esta es una de las etapas que ha presentado mayor dificultad, ya que los universitarios no hacen el pago en el tiempo establecido o cancelan en otras instituciones bancarias, que tardan más tiempo en notificar sobre las transacciones a la Universidad. Así, los estudiantes que hacen sus pagos fuera de plazo o en un banco diferente al Citi deben presentarse en Tesorería, con los recibos de la matrícula y el primer mes cancelados, para ser desbloqueados en el sistema y poder inscribir sus materias.
La última etapa es la inscripción de materias (del 2 al 4 de marzo), donde se aplica lo que se ha preinscrito o actualizado. "En interciclo, la etapa en la que más problemas tuvimos fue la inscripción, pero no por problemas del sistema, sino por los retrasos en el pago y por estudiantes que no habían hecho los pasos anteriores", cuenta Alicia Alvarenga Conde, directora de Sistemas y Gestión de Información.
El SIM ha ido en constante evolución. De hecho, para el proceso de inscripción en línea del ciclo 01/2011 se han agregado nuevas herramientas: acceso al informe de notas finales de los ciclos anteriores; acceso al CUM de la carrera; un buzón de mensajes informativos personalizados (según la situación académica del alumno); y la posibilidad de consultar las resoluciones que el coordinador o decano dé a las solicitudes que el estudiante haya hecho. Además, se han alargado los períodos para realizar los diferentes pasos del proceso. Esto permitirá que los universitarios tengan más tiempo para llevar a cabo los trámites respectivos y organizar su plan de estudio.
Por otra parte, desde la Dirección de Sistemas y Gestión de Información, también se han monitoreado los servidores para tomar las medidas correspondientes en casos de saturación y evitar que el sistema colapse. "Todavía nos faltan opciones adicionales, pero creemos que el SIM está llegando a una etapa bastante estable (...). Lo que sí está en proyecto de ejecución es la creación de un portal para el estudiante, que le permita integrar toda la información digital que la Universidad le provee: notas, calendario académico, entre otras", confiesa Alvarenga Conde.
Laura Sa, asistente de Secretaría General, recomienda a los jóvenes estar solventes con cualquier tipo de trámites, a fin de evitarse dificultades al realizar la preinscripción e inscripción. "Si se presentan problemas técnicos, deben escribir al correo ayudasim@uca.edu.sv o llamar al 2210-6600, extensión 287; por cuestiones académicas, acudir al coordinador de carrera respectivo; si los inconvenientes son por moras financieras, ir a Tesorería; por deudas de documentos, asistir a Registro Académico; y si hay retrasos en entregas de libros, presentarse en Biblioteca (...). Aquellos que no realizaron la tutoría académica deberán gestionarla en los decanatos", detalla Sa.
Se estima que cerca de 10 mil estudiantes ingresarán al SIM para preinscribir e inscribir en línea para el Ciclo 01/2011. Aunque en términos generales el proceso se ha evaluado como exitoso, las diversas instancias responsables del Sistema siguen trabajando para mejorarlo y ampliarlo.
